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邮件礼仪

    来源:《涉外礼仪》      作者:未知
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现代社会邮件使用已经越来越普及。电子邮件在涉外交往中成为不可忽视的一项通信工具。使用电子邮件有几个问题是需要自问的:

第一,查询邮件与回复邮件时间是否及时?

人们非常依赖邮件,西方发达国家的商务人士,即使在同一个办公室工作,有些事他们会选择发邮件,而不是走过去告诉对方。及时查询邮件是非常重要的,工作高度依赖邮件的人士会预定邮件提醒服务,随时了解邮件情况。最理想的回复时间应该是2小时以内,但是大多数人士没有办法如此及时;那么第二档是4小时之内回复,这意味着至少半天査询一次邮件,工作时间如果一天按8小时计算,一天至少査询两次邮件;第三档是8小时之内回复邮件,这是较正常的回复速度,以一个工作天为准;回复邮件的最低要求是24小时之内。

超过24小时,2~3天,甚至更长时间回复就会给人低效和拖沓之感了。如果你出差或者外出度假,应该设置自动回复告知这一情况,并在方便时及时回复。

第二,邮件撰写是否规范与高效?

身处效率化时代,现代人士可能拥有海量邮件,每一封邮件填写“邮件主题”是非常必要的,以备日后查找邮件时迅速找出。有人习惯性地在对方发来的邮件上点击回复,不再单独编辑“邮件主题”,如果双方都这样做且邮件往来非常频繁,日后查找邮件会比较困难。邮件比文字书写更加方便,可以随时删除和群发,邮件一发出去就如同泼出去的水,无法收回。所以重要邮件一定要再次阅读,是否有拼写错误?措辞是否恰当?群发时是否遗漏或者增加了不该发送的人员?另外,邮件内容需要合理布局,通过邮件格式达到邮件表述逻辑清晰、轻松阅读的目的,实现方式包括改变字体形状、改变字体大小、分段,使用下划线、双引号等。

第三,其他注意事项。

如果邮件中涉及重要信息,建议发完邮件给对方其他方式的告知,以防网络或其他难以避免的问题导致对方收不到。如果出现对方收不到自己的邮件,或者自己收不到对方邮件的情况,有可能是服务器把邮件地址当成垃圾邮件屏蔽了,建议把对方的邮件地址加入“白名单”。撰写邮件警惕使用夸张表述,如全部大写、多个感叹号或过多符号(如微笑、悲伤、愤怒、鲜花、拥抱和亲吻)等。

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