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政务函电礼仪

    来源:《涉外礼仪》      作者:未知
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函电,通常是对书信与电报的合称。在人际往来之中,函电是最常用的书面文字交际的形式之一。对公务员而言,在公务往来与私人往来中,函电都是必须认真掌握和灵活运用的基本工具。

在公务往来与私人往来之中,对函电通常有着不同的要求。在公务往来中,函电作为公文的形式之一,应当依照有关的规则和流程来办理。总的说来,它比较严谨、认真。而在私人往来中,函电则仅仅是人们联络、交往的一种载体。因此,它在大体上可以说是一种随意、自然、亲切的文字交流方式。

从写作礼仪的角度来看,尽管公务函电与私人函电有所不同,而就函电本身来说,书信与电报之间也存在着有目共睹的多重差异,但在函电的拟写、传递、接收、回复等一系列具体的过程里,基本的礼仪规范都是大致相似的。

一、内容完整

函电的内容一定要书写清楚,才能使之发挥应有的作用。否则,不但会延误大事,而且也是对函电接收者的不尊重。假定函电内容不够完整,词不达意,或是书写不够规范,字体潦草不堪,则必定会使对方理解起来十分费力,并为此而耗费不必要的时间和精力。

在拟写函电的内容时,一定要努力使之完整无缺,既合乎函电的规范,又容易为接收者所理解。具体来讲,欲使函电内容完整而全面,理所当然的是函电的拟写必须合乎格式。函电的拟写只有依照格式而行,才有助于使之合乎礼仪。

书信

书信的格式较为复杂,它又根据信笺与信封的不同而有所不同。

1.笺文

写在信笺上的书信内容,通常称作笺文。笺文一般由抬头、启词、正文、祝词、署名、日期以及附言等几个主要部分组成,在格式上,对它们各有一定的要求。

(1)抬头

它是对于收信人的称呼。按照常规,它应在信笺首行顶格书写并且单独成行,以表示对收信人的敬意。

(2)启词

它是在正文之前的开场白。其主要作用是客气寒暄,或是提示写信的原因。启词应当于抬头之下另行书写,并且单独成段。它通常采用“你好”、“您好”等较为简单的启词,可以单独成段;也可以不必单独成段,而使之成为正文的第一句话。

(3)正文

它是书信的主体,是写信者对书信者所叙述的正事。在一封信中,可以只谈一事,亦可兼谈数事。为了使收信者阅读方便,正文可酌情加以分段。其第一段应紧接于启词之下书写,首句要空上两格,转行之后则不再空格。其他各段,皆与此相似。

(4)祝词

用于笺文结尾,向收信者表示祝愿、钦敬与勉慰的短语。在书写时,对其要求较严。如果祝词内容较多,可使之单独成行,前面空两格书写。此外,也可以将其分为两部分,不在同一行书写。其法有是将“祝”、“此致”等词单独行,前面空两格书写,而将“好”“敬礼”等词另行顶格书写,以示突出。二是将“祝”、“此致”等词紧接正文末尾书写,不另成行,而将“好”、“敬礼”等词另起一行顶格书写。此种格式比较节省信笺。

(5)署名

即写信者的签名。署名应在祝词之后另起一行,并书写于右下方。若有写信者亲友的附问或写信者对收信者亲友的致意,依例应另起一行书写,或直接写于署名之后。

(6)日期

指写信者写信的具体日期,一般应当写明某月某日,有时也可具体到年月日时。日期可写于署名之后,只空一格;也可以另起一行,于署名正下方书写。

(7)附言

它是对正文所作的补充。其特征是开头以“又”、“另”引起,或是以“再启”、“又及”而告结束。它的正确位置,应是在署名与日期之后另起一行,空两格书写,不必分段,也不必另用一张信笺。然而一定要注意,切勿在信笺的上下左右乱写附言,免得让人眼花缭乱、不能卒读。

二、文字文雅

在草拟函电时,要有意识地、适当地尽可能采用文明优雅的语言,以便使己良好的个人修养和以礼待人的友好态度,能够恰到好处地展示出来。

相反,在书写函电时,若是文字显得过于粗俗、枯燥,不只是对交往对象的不恭,同时还会使个人形象受损。

要使函电的文字文明优雅,主要是要使之既高雅、礼貌,又适当地进辞,并且应当较多地采用同内容与对象相适宜的书面语言。换而言之,也就求能够适度地多用一些雅语、谦语、敬语和礼貌语。

雅语与礼貌语

在函电的正文之中,通常要多用雅语和礼貌语,而不应使自己因为用语不慎而失礼于人。例如,在提及自己已经收到对方的来信时,可以说“惠函收到”、“大礼拜读”。在向对方表示请教时,可以说“乞赐指示”、“盼赐清诲”。在向对方表示希望得到对方的复信时,可以说“恳赐钧复”、“乞赐兰言”。采用这些雅语,既可以节约笔墨,又能够体现出公务员自身的良好教养。

在函电的往来之中,有意识地采用礼貌语,能够更好地提高其实际效果。例如,在拟写电文时,如欲委托亲朋好友代为办理某事,最好应在请求之中加上“请”、“望”、“劳驾”、“拜托”等表示谦恭的礼貌语,并尽可能地采用商量的语气。若是不用礼貌语,而代之以“必须”、“一定”、“务必”、“得”等命令语,或采用祈使句,肯定会使收报者觉得不太痛快。

公务员必须注意的是:在函电的文字方面要求文明优雅,应当以不搞形式主义为前提。不要搞“花架子”,更不能为了附庸风雅而舞文弄墨。

总的说来,函电的文字应当尽可能地简单明了。要求其文明优雅,不应当与要求其简单明了发生冲突。这一点,在电文的写作中反映得最清楚。电文写作的主要特征,就是其文字的高度精炼。它实际上是一种浓缩的书信。电文的各个“构件”,都应当尽量简化,但这要有一定的条件,要参照交际的实际需要而定。通常它的简化,应不至于礼仪不周、表达不充分或影响到交际效果。

回复及时,妥善保存

(三)回复及时

在一般情况下,不论给别人写信还是拍发电报,无不事出有因:或是为了传递信息,或是为了通报情况,或是为了联络感情,或是为了治商事宜,或是为了请求帮助……总之,发出的函电绝非无事生非,而是有事要谈。所以,每封函电发出之后,能否及时而无误地送达预定对象的手中是人们最为关心的问题。倘若预定对象收不到函电,那就根本不可能指望对方做出任何反应来了。

(四)妥善保存

公务员除了应当及时回复他人的函电之外,还必须对自己收到的函电进行妥善的保存。

按照常规,未经允许或批准,公务函电与私人函电均不得进行公开传阅或公开发表。涉及党和国家秘密的函电,更是应当严格地加以管理,不宜随意在口头上进行扩散或在书面上予以引用。

对于没有保存价值的函电,可以定期进行销毁。销毁公务函电时,应根据有关规定,经过鉴别和主管领导人批准,并且进行登记。还要有专人在场监督,保证不丢失、不漏销。在销毁私人函电时,也应当销毁得完全、彻底,不留任何“残余”。

不要将函电随便当作垃圾倒掉,或是当废纸卖掉。也不要随便挪作他用。比如说包裹东西,给孩子玩弄。让函电的寄发者得知此事,对方必定会非常生气。

此外,在寄、发函电时,勿忘严于律己,并且在收信者、收报者之外,还应当为邮政职工着想,尊重他们的劳动。例如,在写私人书信时,不要使用公用的信笺与信封。在书写封文与电文时,字迹要容易辨认。在信封上贴邮票时,如系一枚,应将其端端正正地贴在信封右上角;如系多枚,则应将其一并贴在信封背后;不要将其乱贴。

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