邮件礼仪

现代社会邮件使用已经越来越普及。电子邮件在涉外交往中成为不可忽视的一项通信工具。使用电子邮件有几个问题是需要自问的：

第一，查询邮件与回复邮件时间是否及时?

人们非常依赖邮件，西方发达国家的商务人士，即使在同一个办公室工作，有些事他们会选择发邮件，而不是走过去告诉对方。及时查询邮件是非常重要的，工作高度依赖邮件的人士会预定邮件提醒服务，随时了解邮件情况。最理想的回复时间应该是2小时以内，但是大多数人士没有办法如此及时；那么第二档是4小时之内回复，这意味着至少半天査询一次邮件，工作时间如果一天按8小时计算，一天至少査询两次邮件；第三档是8小时之内回复邮件，这是较正常的回复速度，以一个工作天为准；回复邮件的最低要求是24小时之内。

超过24小时，2～3天，甚至更长时间回复就会给人低效和拖沓之感了。如果你出差或者外出度假，应该设置自动回复告知这一情况，并在方便时及时回复。

第二，邮件撰写是否规范与高效?

身处效率化时代，现代人士可能拥有海量邮件，每一封邮件填写“邮件主题”是非常必要的，以备日后查找邮件时迅速找出。有人习惯性地在对方发来的邮件上点击回复，不再单独编辑“邮件主题”，如果双方都这样做且邮件往来非常频繁，日后查找邮件会比较困难。邮件比文字书写更加方便，可以随时删除和群发，邮件一发出去就如同泼出去的水，无法收回。所以重要邮件一定要再次阅读，是否有拼写错误?措辞是否恰当?群发时是否遗漏或者增加了不该发送的人员?另外，邮件内容需要合理布局，通过邮件格式达到邮件表述逻辑清晰、轻松阅读的目的，实现方式包括改变字体形状、改变字体大小、分段，使用下划线、双引号等。

第三，其他注意事项。

如果邮件中涉及重要信息，建议发完邮件给对方其他方式的告知，以防网络或其他难以避免的问题导致对方收不到。如果出现对方收不到自己的邮件，或者自己收不到对方邮件的情况，有可能是服务器把邮件地址当成垃圾邮件屏蔽了，建议把对方的邮件地址加入“白名单”。撰写邮件警惕使用夸张表述，如全部大写、多个感叹号或过多符号(如微笑、悲伤、愤怒、鲜花、拥抱和亲吻)等。